为使我校的公文处理工作规范化、制度化、科学化，维护公文的严肃性和权威性，提高公文处理工作质量和效率，参照《国家行政机关公文处理办法》及《甘肃省实施< 国家行政机关公文处理办法>细则（试行）》，结合我校实际，制定本《办法》。
学校公文是学校在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家方针、政策，发布规章制度，实施行政措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。认真做好公文处理工作，是强化领导和服务职能，提高行政工作质量和效率的重要环节之一。
各系、各职能部门的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守上级有关公文处理的要求和本《办法》，加强对本系、本部门公文处理工作的领导和检查。
学校办公室是全校行政公文处理的管理机构，主管全校的行政公文处理工作，并对全校的行政公文处理工作进行业务指导和监督。各系、各部门应指派专门人员具体负责公文处理工作，并逐步改善办公手段，努力提高工作质量和效率。学校将积极创造条件，开发和运用具有我校特点的办公自动化软件，不断推进无纸化办公、数据化管理的进程。文秘人员应当具有较高的政治和业务素质，作风严谨，遵守纪律，忠于职守，不断提高公文处理水平。
公文处理工作应贯彻“党政分开”的原则。属党委工作范畴的公文一律由党委办公室处理，属行政工作范畴的公文一律由学校办公室处理。
我校常用的行政公文种类主要包括以下12类，分别适用于：
适用于对重要事项或重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
适用于发布规章制度，任免人员，传达上级机关的指示，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级部门的公文，传达发布要求下级部门办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者交流重要情况。
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
适用于不定期地向上级机关及本单位内部反映工作动态。
校行政公文一般由发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关等部分组成。
（一）发文机关标识是发文单位的标志，用红色套印，一般由发文单位全称加“文件”构成。学校党委使用印有“中共陇南师范高等专科学校委员会文件” 名称的公文纸行文，学校行政使用印有 “陇南师范高等专科学校文件”名称的公文纸行文，学校工会使用印有 “陇南师范高等专科学校教育工会文件”名称的公文纸行文，学校团委使用印有 “共青团陇南师范高等专科学校委员会文件”名称的公文纸行文，校内其他各系、各职能部门均不得使用印有“××××文件”名称的公文纸行文，确有重要事项行文的，公文眉首只能使用套红居中印有发文机关名称的信笺纸，如“陇南师范高等专科学校教务处”。
（二）发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，年份、序号用阿拉伯数码标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位，不加“第”字。联合行文，只标注主办机关的发文字号。
（三）学校公文，按机关代字划分，加盖学校党委印章的常规性公文包括：陇师专党发、陇师专党报、陇师专党复等公文；加盖学校印章的常规性公文包括：陇师专发、陇师专报、陇师专复、陇师专函等公文；加盖学校工会印章的常规性公文包括：陇师专工发、陇师专工报等公文；加盖学校团委印章的常规性公文包括：陇师专团发、陇师专团报等公文。
（四）以职能部门名义向下行文,加盖本部门印章的校内各职能部门的发文字号规定为：陇师专党办〔〕号，陇师专行办〔〕号，教务处〔〕号，学生处〔〕号，人事处〔〕号，后勤处〔〕号，科研外事处〔〕号，图书馆〔〕号，信息技术教育中心〔〕号，发文字号标识在公文标题的右上方。
（五）以各系名义向上行文，加盖本系印章的校内各系的发文字号规定为：中文系报〔〕号，数学系报〔〕号，英语系报〔〕号，计算机系报〔〕号，艺术系报〔〕号，体育系报〔〕号，科学系报〔〕号，政史系报〔〕号，教育系报〔〕号，发文字号居标题下一行，右空1字。各系向下暂不行文。
（六）公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，一般应由发文机关名称、内容和文种三部分组成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送单位是指收受、办理文件的单位。请示，一般只写一个主送机关。
（八）正文是公文的主体部分，用来表达公文的内容。公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件的顺序和名称。
（九）公文除会议纪要外，必须加盖发文机关印章。联合上报或下发的公文，联合发文机关都要加盖公章。用印位置“上不压正文，下骑年盖月”。加盖印章的公文，不再署发文机关名称。
（十）成文日期，以领导人签发的日期为准。成文日期标注在正文结尾右下方。行政公文发文日期以中文数字标注。
（十一）成文日期下方要标注主题词、抄送机关、印发单位、印发时间、印刷份数。除主送机关外，对其他需要了解公文内容的上级机关、同级机关和不相隶属的机关用“抄送”。
（十二）文字从左至右横写、横排，每页排印22行，每行26个字。公文标题用2号黑体字，正文用3号仿宋体字，主题词用3号黑体字。
（十三）公文纸用A4纸，顶端装订。张贴的公文根据实际需要确定用纸大小。
（一） 校内各单位的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。
（二） 学校可以向上级机关行文，可以向校内各单位行文，还可以同有关单位和兄弟院校之间相互行文。各职能部门可以在自己职权范围内向学校下属单位行文，也可以就有关业务工作相互行文；对外行文只限于业务对口单位的工作联系。
（三） 学校各职能部门所发的重要公文，应当同时抄送学校办公室和主管校领导。
（四） 学校各职能部门对所需协商的问题，未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，学校办公室有权责令纠正和撤销。
（五） 学校各单位一般不得越级请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的校内机关单位。
（六）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式。除校领导直接交办的事项外，“请示”不要报送领导者个人。凡直接报送领导者个人的公文，还应另交1 份给学校办公室按程序办理。
１、上级机关来文，校外单位来文，均由校办机要员登记、保管，按程序办理。
２、校内各系、部门主送校行政领导的公文，应由校办秘书统一签收、登记、保管，按程序办理。
１、上级机关来文，校外单位来文，由校办负责人提出呈阅或拟办意见。需要办理的公文按校领导批示和业务归口，交相关部门办理，校办负责督查、督办，处理完毕的公文由机要员负责保管、归档。
２、校内各系、部门主送校领导的公文，不需征求有关系、部门意见的，由校办秘书填写公文处理单，按程序呈签；需正式发文的，校办秘书再填写发文单，按程序呈签。
３、需征求有关系、部门意见的公文，由校办负责人提出拟办意见并签署或加盖“陇南师范高等专科学校公文处理专用章”转送征求意见，相关系、部门提出明确、具体意见后呈相关校领导审批。内容涉及多个单位或部门的且事项重大的，可由校办安排召开会议，相关单位参加，由校领导主持做出决定。
４、校办自行主办的公文，由校办直接填写公文处理单或发文单，按程序呈签。
１、公文内容涉及多个方面的，由校办负责人提出会签意见，分管校领导认为需请相关校领导会签的，由校办呈送会签。
２、为精简会议，提高办事效率，对于可由会签方式通过的决定、通告、通知等周知性公文，由校办根据公文的内容请示有关领导同意，分送应出席会议的其他领导会签，如会签意见无异议，即可按会签意见办理。
审核公文要层层把关。以学校名义行文，均需校办负责人审核。审核的重点是：是否需要行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则；是否符合国家的法律、法规和党的方针、政策及其他有关规定；涉及有关部门的问题是否已协商、会签，意见是否一致，意见如有分歧的，是否列明各方理据或提出建设性意见；公文格式是否规范、文字表述是否准确、简练，标点是否正确，文种是否恰当等。
公文经校办负责人审核并提出拟办意见后，原则上按校领导分工分别呈送审阅或批示。分管领导职权范围之事，由分管领导审批。超出职权范围的，由分管领导提出具体意见，呈主要领导审批，或建议提交相关会议讨论决定。凡应提交会议讨论决定之事，根据有关规定列入相关会议议题，会后根据会议决定（决议）印发会议纪要或抄告相关单位。
１、以学校名义发文的一般程序：拟文（校办秘书或相关部门）——审核（校办负责人）——签发（校领导）——校对（校办秘书）——印发（文印员）。
２、以校办名义发文的一般程序：拟文（校办秘书）——审核、签发（校办负责人）——校对（校办秘书）——印发（文印员）。
４、为避免一文数签，以学校名义发文，校领导在公文处理单上已签署了明确意见的，发文文稿经校办负责人审核同意后即予校对、印发，签发人为校领导。
１、各有关人员在办理公文时，要认真履行职责，提高办文质量，充分发挥参谋助手的作用，拟办意见要明确具体、切实可行。
２、公文办理实行谁承办、谁负责，谁分管、谁把关，一级对一级负责的责任制。凡是职权范围内的事，要敢于负责，自行处理，不能事无巨细一律向上级请示。
３、各系呈送学校的请示、报告等公文须经系主任人签字并加盖系公章。
４、对有具体请示事项的公文，签批人应当明确签署意见、姓名和签批日期。
５、公文办理实行分工合作制，杜绝人走文停的现象发生。分管领导出差，由主要领导审批，主要领导出差，可根据主要领导的委托或有关会议主持人审批。
６、公文办理应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。公文从签收之日起，不需征求相关系、部门意见的，学校办公室应在2个工作日内办结；需征求意见的应在5个工作日内办结。各部门、系承办学校批办的公文，必须在2个工作日内回复；办理会签公文，必须在3个工作日内回复；办理急件必须在规定的时限内回复。没有正当理由拖延不办，贻误时机，造成损失的，将追究部门有关人员的责任。
７、审核修改、审签公文必须用钢笔或专用签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔。
８、需要通过媒体或其它形式对外宣传的学校公文，须经校办负责人审批，重要公文须经分管校领导审批。
９、为提高公文的时效，校内各系、部门必须每周到校办领取公文两次（固定为周二和周五下午），急件急领。
１、公文内容有不符合党的方针、政策和国家法律、法规及其它有关规定的；
２、属于本系、本部门职权范围内事项，要求学校代办代转的；
３、公文内容涉及其它部门职权范围内的事项，未事先与有关部门协调、会签的或经协商、会签，意见仍有分歧，又不列明各方理据、提出建设性意见的；
４、“报告”中夹带请示事项的；“请示”中一文数事的；“请示”主送多个机关或多个领导的；越级请示一般事项的；
５、公文文种使用不当的；公文格式各组成部分不规范的、不准确的；
６、公文中人名、地名、数字及引文不准确、不规范的；或引用外文未注明中文含义，使用国际组织外文名称或缩写形式未注明准确中文译名的；
７、公文中有关附件及其材料不全的；或反映问题模糊，提出的要求含混不清的；
８、公文字迹潦草或印制用墨不均匀，字迹模糊不清，难以辨认的。
对以上不规范来文，均由校办提出退文意见，加盖“陇南师范高等专科学校公文处理专用章”，退回来文单位重新办理。
（一）学校公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，由校办机要员将公文的定稿、正本和有关材料整理立卷。各职能部门收到上级业务对口部门的公文，办理完毕后，应由本部门文秘管理人员整理立卷，定期移送校档案室。
（二）凡学校召开或主持的重要会议形成的公文（包括录音、录像、照片等有关资料），应由会议组织人员负责送校档案室立卷、存档。
（三）凡部门用本单位名义召开会议形成的文件，应按期交校档案室立卷，部门可保存副本。
（四）外出开会人员带回的公文（包括重要资料），应送本单位文秘人员登记立卷。
（五）公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，以便保管和利用。
（六）案卷应当确定保管期限，按照我校档案管理的规定定期向校档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。
七、本《办法》自颁布之日起执行，解释权归学校办公室。
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